Förändrad styrning av universitetets verksamhetsstöd

Universitetsstyrelsen gav vid sitt möte den 12 december 2025 rektor i uppdrag att utreda och föreslå förändringar i styrningen och organiseringen av universitetets verksamhetsstöd som möjliggör ytterligare effektiviseringar och ökad kostnadskontroll.

Uppdraget ska redovisas till styrelsen i september 2026. Extern utredare är Jörgen Tholin, tidigare rektor för Högskolan Gotland och tidigare universitetsdirektör vid Göteborgs universitet.

Har du frågor eller funderingar? Hör av dig senast 8 maj

Många har redan hört av sig, men Jörgen Tholin tar fortfarande gärna emot fler synpunkter och inspel från medarbetare senast den 8 maj. Mejla direkt på tholinjorgen@gmail.com

- - - - -

Utredningen av verksamhetsstödets organisering – vad har hänt och vad händer nu?

(Nyhet i Personlbrevet 26 maj)

Universitetsstyrelsen gav i december 2025 rektor i uppdrag att utreda och föreslå förändringar i styrningen och organiseringen av universitetets verksamhetsstöd som möjliggör ytterligare effektiviseringar och ökad kostnadskontroll. Rektor har anlitat Jörgen Tholin, tidigare rektor för Högskolan Gotland och tidigare universitetsdirektör vid Göteborgs universitet, som extern utredare. Se direktivet för utredningen här.

Under våren har Tholin haft enskilda intervjuer med dekaner, avdelningschefer, kanslichefer och några prefekter. Han har även haft ett öppet möte med verksamhetsstödet på plats i Kalmar och Växjö, och ett öppet möte för alla anställda, också det på plats i Kalmar och Växjö. Utredaren har uppmuntrat medarbetare att mejla synpunkter direkt till honom. Som del i arbetet har Tholin också deltagit på olika ledningsmöten.

Den 3 juni delrapporterar Jörgen Tholin utredningen till universitetsstyrelsen, där man kommer att diskutera hans förslag.

Han lämnar sedan över utredningen till Linnéuniversitetet efter midsommar, och därefter tar universitetets ledning över arbetet för vidare hantering. Utredningen publiceras i sin helhet på Medarbetare i samband med detta.

Universitetsledningen påbörjar då också arbetet för att bedöma och prioritera utredningens förslag. Uppdraget att utreda och föreslå förändringar i styrningen och organiseringen av universitetets verksamhetsstöd som möjliggör ytterligare effektiviseringar och ökad kostnadskontroll avrapporteras till universitetsstyrelsen den 25 september.

_______________

Preliminära tankar kring förändrat verksamhetsstöd

– Senast hade jag tio observationer. Nu har jag tänkt vidare och har egentligen tre förslag på alternativ styrning, varav jag redan har avskrivit två. Så inledde Jörgen Tholin sina båda informationstillfällen i Växjö och Kalmar förra veckan.

Jörgen Tholin är extern utredare av hur förändringar i styrningen och organiseringen av universitetets hela verksamhetsstöd möjliggör ytterligare effektiviseringar och ökad kostnadskontroll. Uppdraget kommer från universitetsstyrelsen till rektor, som i sin tur har utsett Jörgen Tholin till extern utredare. Universitetsstyrelsen ska diskutera Jörgens förslag vid sitt möte den 3 juni för att sedan fatta besluta i september.

Jörgen ska ge ett förslag på en modell för hur stödet ska kunna samlas under universitetsdirektören i enlighet med direktivet för utredningen, som finns här.

– Det behövs ett nära stöd till utbildning och forskning. Det är jätteviktigt, säger Jörgen Tholin med eftertryck. För mig är centralisering och geografisk placering inte samma sak, men det är inte heller en motsättning.

Jörgen har gjort ett antal iakttagelser kring problem och utmaningar under utredningen, och det är de som ligger till grund för vad hans förslag ska lösa. Han fortsätter:

– Jag kommer föreslå en modell som gör det lättare att genomföra effektiviseringar och standardiseringar som universitetet behöver genomföra, men jag kommer inte att föreslå några besparingar i sig. Det är inte mitt uppdrag.

Tre modeller

Jörgen har alltså funderat över tre organisationsmodeller, men han menar att alla inte löser de utmaningar som han uppfylla enligt direktivet. Någon av modellerna har kommit som förslag från företrädare för verksamheten.

Den första modellen är att ta alla befintliga kanslier (fakultetskanslier och kansliet för lärarutbildningen), och flytta in dem direkt under universitetsdirektören. Jörgen anser att det skulle lösa utmaningen med den ekonomiska styrningen, men egentligen inget mer. Den ger sannolikt inte heller några incitament till nödvändiga förändringar.

Andra modellen ligger i linje med förslag som kommit fram i några av de intervjuer som Jörgen gjort. Den innebär att man ska öka den ekonomiska styrningen och låta universitetsstyrelsen bestämma hur mycket stödet ska kosta. Jörgen menar att det blir samma sak här, det löser bara den ekonomiska styrningen, men egentligen inga andra problem.

– Jag har därför landat i en övergripande modell där man bör försöka integrera de delar som finns både på fakultetskanslier och avdelningar till gemensamma avdelningar. Ta till exempel forskningsstöd och utbildningsstöd som finns på flera ställen vid universitetet. För att stärka stödet till både kärnverksamheten och studenterna bör man slå samman dem till varsin gemensam avdelning.

– Kanslierna blir då slimmade och inriktade på att ge ledningsstöd till fakultetsstyrelse, nämnd, dekan och prefekter. Kanslierna blir kanske för små, funderar han. Man kan kanske slå ihop dem till ett kansli, alternativt till två, ett för hum/sam och ett för tek/nat?

– Det finns en hel del kvar att tänka på, säger Jörgen Tholin. Jag välkomnar inspel och idéer, men jag behöver ha dem senast den 8 maj!

___________________

Några iakttagelser från Jörgen i slutet av april

Några iakttagelser som enligt Jörgen Tholin skapar problem för styrningen och organiseringen av verksamhetsstödet vid Linnéuniversitetet:

Linnéuniversitetet saknar möjlighet att styra det sammantagna verksamhetsstödet. Minst tio olika budgetprocesser styr, vilket gör att ingen kan fatta övergripande beslut om de processer som löper över både avdelningar och fakultetskanslier. Det behövs därför kontinuerliga förhandlingar, och om en lägger sitt veto blir det inget.
Det finns inte tillräckliga incitament att förenkla och effektivisera arbetsuppgifter som går över avdelningar och kanslier.
Det saknas systematisk inhämtning av kärnverksamhetens behov, exempelvis genom årliga dialoger med verksamheten.
Det saknas ett systematiskt kvalitetsarbete för verksamhetsstödet.
Universitetet har ganska många fakulteter och institutioner. Det driver kostnader.
”Ni är en chefsglad organisation.” Det borde finnas ett golv för hur få personer man kan vara chef för, och det ligger kanske på runt 15-20 personer.

___

Jörgens tio tankar om Linnéuniversitetet vid informationstillfällena 27–28 mars

Ökad krismedvetenhet om den ekonomiska situationen behövs bland både chefer och medarbetare. Läget är allvarligt och det går inte över av sig själv.
Tydligare styrning av stödverksamheten behövs, bland annat på grund av ekonomin.
Ökad standardisering av arbetsuppgifter över hela universitetet.
Förenklingar behövs för arbetsuppgifter och processer.
Tydlig ansvarsfördelning för att minimera dubbelarbete. En hel del liknande uppgifter görs både på fakultetskanslier och avdelningar. Det måste bli tydligt vem som gör vad.
Besparingar kräver ibland också satsningar – det är viktigt! Satsningarna måste göras inom befintlig budget.
Det behövs ett verksamhetsnära stöd. Stödet måste fånga kärnverksamhetens behov på ett samlat och systematiskt sätt.
Skilj på organisation, (ekonomisk) styrning och geografisk placering.
Verksamhetsstödet behöver lära sig mer om hur akademin fungerar.
Släpp det gamla! Sluta jämföra med hur det var för tio år sedan, eller vad som sas när ni fusionerade.

______

Tidplan

25 mars kl 14.00 i Växjö
Informationstillfälle med universitetsdirektören

26 mars kl 14.00 i Kalmar
Informationstillfälle med universitetsdirektören

27 april kl 14.00 i Växjö
Informationsmöte för alla anställda med Jörgen Tholin och Niklas Ammert. Anmäl dig här.

28 april kl 15.00 i Kalmar
Informationsmöte för alla anställda med Jörgen Tholin och Peter Aronsson. Anmäl dig här.

8 maj
Sista dag att mejla synpunkter till Jörgen

3 juni
Uppdraget delrapporteras till universitetsstyrelsen

Slutet av juni
Utredaren lämnar över uppdraget till universitetets ledning, som därmed tar över arbetet med utredningen och dess förslag
Utredningen publiceras i sin helhet på Medarbetare

25 september
Uppdraget slutrapporteras till universitetsstyrelsen

Viktiga dokument

Beslut om fastställande av direktiv för förändrad styrning av universitetets verksamhetsstöd