Linnémöten fungerar som en gemensam ingång för frågor som rör planering och genomförande av konferenser och evenemang. Här hittar du information om vilket stöd som erbjuds, vilka tjänster som finns tillgängliga och vägledning för dig som arrangerar ett evenemang eller en konferens vid Linnéuniversitetet.
Tillfällig information om konferensstöd från 2027
Kommunikationsavdelningen genomför under 2026–2027 ett omfattande förändrings- och anpassningsarbete till följd av minskade ekonomiska ramar samt universitetets jubileumssatsning 2027.
Detta innebär att Kommunikationsavdelningen tillsvidare behöver prioritera stöd till universitetets gemensamma evenemang, däribland Akademisk högtid, avslutningshögtid på avancerad nivå och jubileumsårets olika aktiviteter.
För konferenser som genomförs under 2027 eller därefter kommer Kommunikationsavdelningen därför inte kunna erbjuda kommunikationsstöd, samordning eller produktion i samma omfattning som tidigare.
Vi kommer i möjligaste mån fortsatt att bistå med att skapa konferenswebbplatser på Lnu.se. Förfrågan om stöttning med detta sker enligt tidigare rutin via en förfrågan, se länk nedan.
Lokal- och serviceavdelningens stöd påverkas inte på samma sätt och erbjuds fortsatt enligt gällande rutiner och förutsättningar.
Under hösten 2026 och våren 2027 pågår ett arbete med att se över den framtida modellen för konferens- och evenemangsstöd. Informationen på denna sida kommer därför att uppdateras löpande.
Arrangera konferenser och evenemang vid Linnéuniversitetet
Innan du skickar in en förfrågan om stöd
För att underlätta planeringen rekommenderar vi att du har följande klart innan du skickar in en förfrågan om stöd:
Utse en projektledare eller kontaktperson
Definiera syfte och målgrupp
Ta fram preliminär tidplan
Identifiera budget och finansiering
Besluta om preliminärt datum och omfattning
Ju tidigare vi får information om planerade aktiviteter desto bättre möjligheter finns att bedöma vilket stöd som kan erbjudas.
Bokning av Linnémöten
1. Utse en projektledare för konferensen. 2. Gör din evenemangsförfrågan (redan vid projektstart och innan Call for papers skickas ut). Du finner formuläret för att göra en evenemangsförfrågan här. 3. Vi bokar ett uppstartsmöte och går igenom era behov och sedan lägger vi upp en plan för samarbetet.
Stöd från Lokal- och serviceavdelningen (LOS)
LOS erbjuder stöd kring praktiska och administrativa delar av konferenser och evenemang.
Beroende på arrangemangets omfattning kan stöd erbjudas inom:
Deltagaradministration
Anmälningssystem (Axaco)
Deltagarhantering
Utskick till deltagare
Deltagarlistor
Namnskyltar
Lokaler och logistik
Lokalbokning
Vaktmästeri
Lokalvård
IT-support
Säkerhetsfrågor
Möblering
Sociala arrangemang
Catering
Middagar och mingel
Utflykter och aktiviteter
Bokning av externa lokaler
Vissa tjänster kan innebära kostnader som belastar arrangemanget.
Kommunikation och synlighet
Beroende på vilken typ av konferens eller evenemang som arrangeras kan olika former av kommunikationsaktiviteter vara aktuellt. Rådgivning och vägledning för vilken typ av kommunikation som kan vara lämplig kommer att finns på denna sida och uppdateras löpande under hösten 2026.
Vid frågor
Har du några frågor om ditt evenemang är du välkommen att kontakta oss på: konferens@lnu.se
Linnémöten arbetar utifrån ett antal hållbarhetskriterier. Det handlar om en ambition, en god vilja och en målsättning och inte om en 100 % uppfyllnad av varje riktlinje. Du som arrangör förväntas göra det du kan för att uppfylla så många kriterier som möjligt.
Vägledning för dig som arrangerar en konferens utan stöd från Linnémöten
Nedan hittar du information, råd och stödmaterial för att planera, genomföra och kommunicera konferenser och evenemang vid Linnéuniversitetet.
Lokaler och praktisk planering
Här hittar du information om:
bokning av mötesrum och undervisningslokaler
bokning av öppna ytor
regler och instruktioner för lokaluthyrning
catering och servering
logistik och värdskap
Mötesrum och fakultetsägda lokaler kan du boka själv, medan andra lokaler (lärosalar) behöver beställas via den centrala lokalbokningen, här kan du läsa mer om hur du bokar lokaler.
Hybrid eller digital konferens
Om ni skall anordna en konferens/evenemang som skall vara hybrid eller digital, tänk på att boka en sal där det är möjligt att sända via zoom. Följande lokaler i Växjö och Kalmar är anpassade för den typen av konferens:
För att marknadsföra din konferens eller evenemang råder vi dig till att skapa antingen en kalenderhändelse eller konferenswebb på Lnu.se. Du kan be din webbredaktör på fakulteten att skapa en kalenderhändelse eller vända dig till Kommunikationsavdelningen för hjälp.
Om du ska anordna en större konferens eller ett evenemang så är dock vårt råd att skapa en konferenssida som publiceras med alla andra konferenser som Linnémöten är inblandade i. Alla konferenser samlas här.
Även om Linnémöten inte har möjlighet att hjälpa er med hela planeringen kan vi i de flesta fall hjälpa er att bygga en konferenswebb, som sedan er webbredaktör kan hjälpa er att hålla uppdaterad.
Grafisk profil och marknadsföringsmaterial
När du kommunicerar ett arrangemang är det viktigt att Linnéuniversitetet är en tydlig avsändare.
Här hittar du information om:
grafisk profil
mallar
Du kan beställa grafiskt material via Easit. Du hittar formuläret för att beställa grafiskt material här. För att skicka en sådan beställning behöver du ha ett färdigt underlag som grafikerna enkelt kan skapa det grafiska materialet utifrån.
Och så åtta handfasta tips för en lyckad konferens!
Har du besökare som aldrig varit här innan? Universitetets lokaler kan uppfattas närmast labyrintiska. Var tydlig med var ni träffas första gången, för exempelvis registrering. Ett tips är att använda gatupratare (som kan beställas här). Eller att välj ut en uppsamlingsplats dit man enkelt hittar, t.ex. entrén på universitetsbiblioteket (i Kalmar känt som det gula huset) eller Pressbyrån i Växjö. Om du har besökare som kommer med tåget, att tillhandahålla information om vilken buss de tar ut till universitetet uppskattas av många.
Första intrycket är viktigt - testa därför alltid tekniken i god tid innan, både ljud och bild.
Är det flera talare som ska prata och visa presentationer? Lägg in korta pauser i schemat för att i lugn och ro byta presentation och sätta på mikrofon. Uppskattas både av föreläsaren, som slipper känna sig mindre iakttagen när rätt presentation ska letas fram och av de som suttit ned och lyssnat som får sträcka på sig.
När du skapar en inbjudan eller en händelse i vårt kalendarium på Lnu.se, skriv alltid fram vem konferensen riktar sig till, vad deltagarna kan förvänta sig och vem de kan höra av sig till vid frågor.
Nyttja Linnéuniversitetets redan goda anseende - använd den grafiska profil som finns och gör det tydligt att Linnéuniversitetet är avsändare.
Använd mick om du har fler än 30 deltagare. Kanske ställer du kontrollfrågan; “Hör alla?”, den som inte hör svarar sannolikt inte. Det blir ett störningsmoment hela konferensen för den med nedsatt hörsel.
Snåla inte in på fikat - ett stabilt blodsocker håller deltagarna på topp. En hungrig deltagare kan inte tänka på annat än mat och tar inte till sig av konferens innehåll.
Ska du anordna en till konferens efter denna? Släng ihop en snabb utvärdering och dela ut på lämpligt vis, räcker ju gott med ett antal frågor i ett mejl, för att få veta vad du kan göra bättre nästa gång.
Stort lycka till med din konferens önskar vi på Linnémöten!
