Strategi- och analys

Inom området strategi- och analys för studentrekrytering arbetar KOM med olika övergripande delar som berör det studentrekryterande arbetet.

Det är bland annat:

Samarbetsformer mellan KOM och fakultet: Studentrekrytering
Stöd till Rådet för utbildning och lärande (RUL) i processen med gemensamma prioriteringar inför studentrekryteringsinsatser.
Övergripande och samordande kommunikationsplanering för:
- Nationell studentrekrytering
- Internationell studentrekrytering
Övergripande och samordande av utvärdering av det studentrekryterande arbetet för:
- Nationell studentrekrytering
- Internationell studentrekrytering
Internkommunikativa insatser inom studentrekryterande processer
Analyser av målgrupper

Läs mer om detta via länkarna och i följande information.

Samarbetsformer mellan KOM och fakultet/lärarutbildningen
gällande studentrekrytering

Samarbetsformerna för studentrekrytering utgör ett strategiskt stöd till fakulteterna/lärarutbildningen men också samordning av operativa insatser. Samarbetsformerna är i linje med principerna för Linnéuniversitetets verksamhetsstöd. De bygger på att skapa dialog mellan KOM och fakulteten/lärarutbildningen, där gemensam verksamhetsförståelse skapar förutsättningar att identifiera behov och prioriteringar. Arbetet präglas av samarbete och dialoger, genom tydliga kontaktvägar och gemensamma forum för studentrekryterande frågor som i förlängningen också leder till genomförande av konkreta studentrekryterande insatser.

Bakgrund

Samarbetsformer mellan KOM och fakultet/lärarutbildningen för studentrekrytering är etablerade för att förtydliga, effektivisera och förbättra samarbetet gällande studentrekrytering.

Syftet med samarbetsformerna är att få en större effektivitet och högre utväxling i arbetet med studentrekrytering och att möjliggöra ett fokus på de områden och utbildningar som prioriteras av fakulteternas och lärarutbildningens ledning via prioriteringsprocessen.

Samarbetsformen ska också förtäta relationerna mellan fakultetsledningen/ledningen för lärarutbildningen, nyckelpersoner på fakultet och KOM för att skapa insyn i, och kontroll av, hur och till vad fakultetens/lärarutbildningens andel av det kommunikations- och marknadsstöd nyttjas gällande studentrekrytering.

Samarbetsformerna

Denna sida beskriver de funktioner som samarbetsformerna består av:

Strategi- och analysgrupp för studentrekrytering
Studrekpartner
Fakultetspartner(s) studentrekrytering

samt också den mötesstruktur som samarbetet bygger på.

Strategi-och analysgrupp studentrekrytering

I strategi- och analysgruppen för studentrekrytering (SoA-gruppen) ingår personer från fakultetens/lärarutbildningens ledning där RUL-ledamoten är en nyckelperson för att säkerställa prioriteringsprocessen och för att upprätthålla kopplingen till RUL. I gruppen ingår även personer som hanterar och driver studentrekryterande frågor på ett övergripande och strategiskt plan för fakulteten/lärarutbildningen, så kallade fakultetspartners, samt personer med studentrekryterande strategisk roll inom KOM.

SoA-gruppen är en central förutsättning för att genomföra och upprätthålla det studentrekryterande arbetet på ett strategiskt, effektivt och transparent sätt. Gruppen har stående möten per rekryteringsår. Dessa möten skapar en strukturerad arena för dialog kring fakultetens/lärarutbildningens behov kopplade till studentrekrytering och säkerställer samtidigt att alla parter hålls uppdaterade om relevanta delar av och som påverkar det studentrekryterande arbetet - mötena är av strategisk karaktär. Detta ger en gemensam bild av det studentrekryterande arbetet samt lägger grunden för samordning, gemensam förståelse samt långsiktiga prioriteringar och insatser som stärker rekryteringsarbetet.

I SoA-gruppen rekommenderas följande roller eller liknande:

RUL-ledamot (fakultet/lärarutbildningen)
Kanslichef (fakultet/lärarutbildningen)
Kommunikations- och marknadsstrateg/studrekpartner (KOM)
Sektionschef (KOM)

Gruppen bör även kompletteras med av fakultetens/lärarutbildningens utvalda nyckelpersoner, som utses till sk fakultetspartner(s) till exempel:

Kommunikationssamordnare
Fakultetshandläggare
Utbildningskoordinator
Utbildningsledare

Studrekpartner

Kommunikations- och marknadsstrategerna, sk studrekpartner, och sektionschef arbetar tätt tillsammans och planerar strategiskt KOMs studentrekryterande arbete utifrån uppdraget, universitetets studentrekryterande behov och prioriteringar.

Studrekpartnerna planerar underlag inför SoA-gruppens möten med input från fakultetens/lärarutbildningens representanter. Löpande hanterar också studrekpartnerna i samarbete med fakultetspartner(s) frågor hos fakulteten/lärarutbildningen som rör studentrekrytering. Studrekpartnerna agerar också samordnare av studentrekryterande Sida 2 (5) ärenden som behöver tas vidare in till andra specialister inom KOM eller studentrekryterande ärenden från KOM som behöver hanteras av fakulteterna/lärarutbildningen.

Inom KOM finns även andra resurser som arbetar med studentrekrytering och som planerar och genomför operativa insatser samt bidrar med specialiserad kompetens och expertkunskap inom flera områden4. Dessa insatser sker vid behov i nära dialog med berörda funktioner på fakulteten, såsom programansvariga, vilket bidrar till anpassat, tillgängligt och relevant stöd.

Fakultetspartner (s) studentrekrytering

Fakultetspartner(s) är i huvudsak fakultetens/lärarutbildningens kontaktperson(er) gentemot KOM i studentrekryterande ärenden och utgör studrekpartnerns huvudsakliga samarbetspartner.

Partnerskapet omfattar både strategiskt och operativt arbete, och olika personer kan ha olika roller och ansvarsområden inom samarbetet. RUL-ledamoten bör dock ha det övergripande strategiska ansvaret för det studentrekryterande arbetet vid fakulteten inom ramen för samarbetet.

Exempel på arbetsuppgifter/ansvarsområden som ingår i fakultetspartnerskapet:

Samordna fakultetens/lärarutbildningens behov inom området studentrekrytering
Arbeta gemensamt med studrekpartner i olika strategiska frågor
Bereda underlag inför prioritering
Bidra med fakultetsspecifik omvärldsbevakning
Bereda underlag kopplat till ansöknings- och antagningsstatistik
Hantera internetkommunikation till fakulteten/lärarutbildningen kopplat till studentrekrytering

Mötesstruktur

För ett välfungerande samarbete behöver möten gällande strategiska och operativa frågor kopplat till studentrekrytering mellan KOM och fakultet/lärarutbildningen ske systematiskt och på olika sätt.

Strategi- och analysgruppsmöten

Möten bokas in i god tid av studrekpartner, vid behov i samråd med fakultetspartner(s). Det är både KOM och fakulteten/lärarutbildningen som äger och ansvarar för agendan, fyller mötena med innehåll samt bidrar till dialoger och eventuellt efterföljande arbete. Inför varje möte skickas en preliminär agenda och presentation från studrekpartner till SoA-grupp för möjlighet till komplettering, input på vad fokus bör läggas samt eventuella inspel från fakulteten/lärarutbildningen. Gruppen har möten två gånger om året med följande innehåll. Stående punkter för varje möte är:

Ärenden från fakultet/lärarutbildningen
Övrigt från KOM

Möte 1 - Förslag på prioriteringar
Tidpunkt: maj

Huvudfokus är dialoger kring fakultetens/lärarutbildningens förslag till prioriteringar inför kommande rekryteringsår.
Dialoger sker utifrån följande agenda:

Bakgrund – vad ska prioriteras
Statistik: sökande (totalt och för fakulteteten/lärarutbildningen) kopplat till planeringstal
Utbud
Marknadsanalys

Möte 2 - Utvärdering, prioriteringar och kommunikations- och marknadsplan Tidpunkt – oktober

Huvudfokus är dialoger kopplade till resultat av insatser och statistik för registrerade studenter för genomfört rekryteringsår samt dialoger inför kommande rekryteringsår.
Dialoger sker utifrån följande agenda:

Nyckelresultat för rekryteringsinsatser
Statistik: registrerade studenter (totalt och för fakulteteten/lärarutbildningen) kopplat till planeringstal
RULs besked om prioriteringar
Kommunikations- och marknadsplanering

Avstämningsmöten mellan studrekpartner och fakultetspartner

Fakulteten/lärarutbildningen bestämmer tillsammans med respektive studrekpartner hur mötesstrukturen ska se ut mellan studrekpartner och utvalda fakultetpartner(s) – antingen vid behov eller som stående avstämningar som läggs in löpande under rekryteringsåret. Syftet med dessa möten är möjligheten till korta avstämningar, mellan SoA-mötena, av aktuella ärenden och operativa frågor.

Årliga möten med fakulteten

I februari/mars genomförs ett fakultetsspecifikt möte där det nationella studentrekryterande arbetet samt aktuell kommunikations- och marknadsplan presenteras. Programansvariga och andra berörda, utöver SoA-gruppen, bjuds in för att ta del av arbetet, stärka den gemensamma förståelsen för studentrekrytering samt skapa förutsättningar för dialog. Förberedelser och innehåll för mötet sker i dialog mellan studrekpartner och fakultetspartner(s).

I september/oktober genomförs ett gemensamt möte där det internationella studentrekryterande arbetet samt aktuell kommunikations- och marknadsplan presenteras. Programansvariga för internationella program och fakultetspartners från samtliga fakulteter, bjuds in för att ta del av arbetet, stärka den gemensamma förståelsen för studentrekrytering samt skapa förutsättningar för dialog.

Fakultetspartners studrek - kontaktpersoner

FEH

Fakultetspartners: Malin Madestam, Terese Nilsson, Emmelie Hedin Ekholm
(Studrekpartner: Stefan Haglund)

FHL

Fakultetspartners: Jenny Jonesjö, Sandra Hedberg, Maria Qvarnström
(Studrekpartner: Sara Olsson)

FKH

Fakultetspartners: Kim Carlborg, Ida Östemar
(Studrekpartner: Stefan Haglund)

FSV

Fakultetspartners: Marie Hedberg, Håkan Sandström, Ingela Bengtsson
(Studrekpartner: Sara Olsson)

FTK

Fakultetspartners: Madeleine Andren, Laure Fournier, Catrine Bramhag Svensson
(Studrekpartner: Stefan Haglund)

NLU

Fakultetspartners: Jessica Sundström, Linda Fälth
(Studrekpartner: Sara Olsson)

Interkommunikativa insatser inom studentrekryterande processer

Det är viktigt att verksamheten har insyn i och hålls informerad om det studentrekryterande arbetet som görs samt hur prioritering sker. Därför stöttar studrek RUL och fakultetens ledning i att ta fram kommunikationsmaterial för den interna kommunikationen och förankringing av beslut och besked gällande studentrekrytering. Syftet med den interna kommunikationen är att verksamheten ska medvetandegöras om:

Varför studentrekryteringsinsatserna behöver en gemensam prioritering
Vilka utbildningar som är prioriterade
Vad det innebär att vara en prioriterad utbildning
Vad det innebär att vara en icke prioriterad utbildning
Vad verksamheten själva behöver bidra med för att vissa aktiviteter ska kunna genomföras

Studrek arbetar med en rad insatser för att informera berörda på fakultet/lärarutbildningen om olika delar av arbetet med studentrekrytering. Det sker ofta i samarbete med RUL och med fakulteterna/lärarutbildningen.

Löpande sker kommunikation på följande sätt:

Kommunikation inom ramen för våra Samarbetsformer (se ovan)
Löpande inlägga i forumet för Studentrekrytering på medarbetare, följ gärna det studentrekryterande arbete där
Löpande inlägg i det obligatoriska forumet Linnéuniversitetet på medarbetare
Ansvariga för framförallt prioriterade utbildningar behöver ibland också vara delaktiga i genomförandet av vissa aktiviteter, därmed sker direktkommunikation med berörda

I samarbete med RUL och fakulteternas/lärarutbildningens RUL-ledamot sker också interkommunikativa insatser för arbetet med studentrekrytering vid framför allt tre tillfällen:

Besked om prioriteringar
Kommunikationsplan- och marknadsplan
Utvärdering av insatser för HTXX*

*Utvärdering av aktiviteter för VT sker också men aktiviteterna som genomförs är inte alls i den dignitet som för HT.