- Stöd och service
- Kommunikation och marknadsföring
- Sociala medier
Starta och driva sociala mediekonton som tillhör Linnéuniversitetet
Arbetar du med ett socialt mediekonto som tillhör Linnéuniversitetet? Eller funderar din verksamhet på att starta ett nytt konto?
Den här sidan är till för både dig som vill starta ett nytt konto och dig som redan ansvarar för ett konto. Här hittar du stöd för att se över att kontot följer universitetets krav på avsändare, ansvar, säkerhet, moderering, tillgänglighet och uppföljning.
Sociala medier är en viktig del av Linnéuniversitetets kommunikation. Konton som tillhör Linnéuniversitetet ska bidra till universitetets mål, stärka kännedomen om Linnéuniversitetet och synliggöra utbildning, forskning och samverkan.
Samtidigt innebär ett socialt mediekonto ett ansvar. Konton som tillhör Linnéuniversitetet omfattas av de krav som gäller för myndighetskommunikation, informationssäkerhet, offentlighet, arkivering, GDPR och universitetets varumärke.
Vilka konton gäller detta?
Informationen på den här sidan gäller alla sociala mediekonton där Linnéuniversitetet, eller en del av universitetets verksamhet, är avsändare. Det kan till exempel vara konton för utbildningar och program, institutioner och fakulteter, forskningsmiljöer, centrum, projekt, enheter, avdelningar eller andra verksamheter inom universitetet.
Det gäller även om kontot inte har Linnéuniversitetet eller LNU i kontonamnet.
Riktlinjerna gäller inte konton som drivs av fristående studentföreningar, studentkårer eller andra externa aktörer, även om kontot har koppling till studentlivet vid Linnéuniversitetet.
Starta ett nytt konto
För att få starta och driva ett socialt mediekonto som tillhör Linnéuniversitetet krävs en godkänd ansökan. Ett nytt konto får inte startas förrän ansökan är godkänd.
Ansökan görs via formuläret nedan.
Intresseanmälan
Intresse av att skapa ett konto/sida i sociala medier i Linnéuniversitetets namn ska anmälas till Kommunikationsavdelningen. Anmäl intresse genom att fylla i formuläret.
Ansökan granskas av Kommunikationsavdelningen i dialog med Säkerhetsavdelningen och IT-avdelningen. Vid behov kan kompletteringar begäras. Beslut fattas av kommunikationschef efter genomförd granskning och meddelas till sökande.
Kommunikationsavdelningen kan ge stöd i frågor som rör uppstart, plattformsval, namn, profilbild, biografi och grafisk profil. Den verksamhet som ansöker om kontot ansvarar för det löpande arbetet med innehåll, publicering, moderering och uppföljning.
Innan du ansöker
Innan du ansöker om att starta ett konto behöver du tänka igenom syfte, målgrupp, ansvar och resurser. Ett konto bör bara startas om det finns ett tydligt behov som inte kan lösas genom Linnéuniversitetets befintliga konton, webbplats eller andra kommunikationskanaler.
I ansökan behöver du kunna beskriva varför kontot behövs, vilka mål det ska ha och vilken målgrupp det ska nå. Du behöver också motivera valet av plattform och visa hur kontot ska bemannas och hanteras över tid. Det ska vara tydligt vem som ansvarar för kontot, vilka som arbetar med publicering och moderering samt hur kommentarer, meddelanden, säkerhet och åtkomst ska hanteras.
Grundkrav för konton som tillhör Linnéuniversitetet
Alla konton som tillhör Linnéuniversitetet ska ha en tydlig avsändare och följa universitetets riktlinjer för sociala medier. Det innebär bland annat att kontot ska:
Kontot får inte vara beroende av en enskild person. Det ska finnas tydlig ansvarsfördelning och minst två personer som kan hantera kontot vid frånvaro, sjukdom eller personalförändringar.
Namn, profilbild och biografi
Det ska alltid vara tydligt att ett konto tillhör Linnéuniversitetet eller en del av universitetets verksamhet. Namn, profilbild och biografi ska därför följa universitetets riktlinjer och godkännas i samband med ansökan.
Kontots biografi eller presentationstext ska hjälpa besökaren att förstå vem som är avsändare, vad kontot används till och var det går att hitta mer information. Kommunikationsavdelningen hjälper nystartade konton att ta fram korrekt profilbild.
Kontoägarskap och informationssäkerhet
Konton som tillhör Linnéuniversitetet ägs av universitetet, inte av enskilda medarbetare.
Konton ska hanteras på ett sätt som säkerställer att universitetet har kontroll över åtkomst, behörigheter och säkerhet. Behörigheter ska hanteras via plattformarnas professionella administrationsverktyg, till exempel Metas företagsverktyg för Facebook och Instagram samt LinkedIn Business Manager för LinkedIn.
Det ska finnas dokumenterade rutiner för:
- administratörer och redaktörer
- onboarding och offboarding
- tvåfaktorsautentisering
- lösenordshantering där det är relevant
- behörighetsöversyn
- hantering vid personalförändringar
Fejkkonton eller delade privata konton får inte användas för att hantera konton som tillhör Linnéuniversitetet.
Arbeta med kommentarer och meddelanden
Sociala medier bygger på dialog. Därför ska hantering av kommentarer och meddelanden vara en naturlig del av det löpande arbetet med kontot.
Ta fram en rutin för hur ofta kontot ska kontrolleras och vem som ansvarar för att svara på kommentarer och direktmeddelanden. Rekommendationen är att gå igenom kommentarer och meddelanden varje arbetsdag. Det ska också finnas en plan för hur kontot hanteras under ledigheter, helger och högtider.
Svar och dialog med användare ska ske från universitetets konto, inte från privata konton. Det gör avsändaren tydlig och gör det lättare att hantera kommunikationen enligt de krav som gäller för myndigheter.
Tänk också på att kommentarer kan behöva hanteras på olika sätt. En enkel fråga kan ofta besvaras direkt i kommentarsfältet, medan ärenden som rör enskilda personer bör styras till rätt kanal. Kommentarer som bryter mot Linnéuniversitetets kommentarsregler ska hanteras enligt gällande rutiner.
Personuppgifter och allmän handling i sociala medier
När du arbetar med sociala medier för Linnéuniversitetet behöver du tänka på att innehållet inte bara är kommunikation i en kanal. Kommentarer, direktmeddelanden och annan kommunikation som kommer in via sociala medier kan räknas som inkomna handlingar till universitetet och utgöra allmän handling.
Det betyder inte att varje kommentar behöver diarieföras, men ni behöver ha koll på vilka typer av frågor eller meddelanden som kan behöva sparas, dokumenteras eller skickas vidare enligt universitetets rutiner.
Var också försiktig med personuppgifter. Bilder, filmer, kommentarer och direktmeddelanden kan innehålla uppgifter om enskilda personer. Hantera aldrig känsliga eller personliga ärenden öppet i kommentarsfält. Hjälp i stället personen vidare till rätt kontaktväg, till exempel mejl, telefon, formulär eller annan kanal som är avsedd för ärendet. Undvik att samla in fler personuppgifter än nödvändigt i sociala medier.
Publicera inte bilder eller filmer på personer utan att först säkerställa att materialet får användas enligt universitetets rutiner för bild, film och personuppgifter. Personer som medverkar ska vara informerade om hur materialet används.
Skriv tillgängligt och anpassa språket efter målgruppen
Inlägg i sociala medier ska vara enkla att förstå och lätta att ta till sig. Som myndighet ska Linnéuniversitetet använda ett vårdat, enkelt och begripligt språk. På nationella konton skriver vi som regel på svenska. På internationella konton, eller när målgruppen kräver det, kan kommunikationen ske på engelska eller annat relevant språk.
Utgå alltid från målgruppen och plattformen. Ett inlägg på Instagram kan behöva formuleras på ett annat sätt än ett inlägg på LinkedIn, även om budskapet är detsamma. Undvik fackord när det går, och förklara dem när de behöver användas.
Tänk också på tillgängligheten. Videoklipp ska textas, både för att innehållet ska kunna förstås av så många som möjligt och eftersom många tar del av sociala medier utan ljud. Om viktig information läggs in i en bild behöver samma information också finnas i inläggstexten eller göras tillgänglig på annat sätt.
Tänk på kontraster, läsbarhet och tydlig layout när du skapar bilder, filmer och grafik.
Annonsering
Eventuell annonsering ska ske enligt Linnéuniversitetets riktlinjer och i dialog med Kommunikationsavdelningen innan annonsering påbörjas.
Den verksamhet som ansvarar för kontot ansvarar själv för budget, uppsättning, genomförande, uppföljning och moderering av annonser. Kommunikationsavdelningen ansvarar inte för, och hjälper inte till med, löpande annonsuppsättning eller hantering av annonser som görs från konton som drivs av andra verksamheter.
Annonsering ska planeras så att även kommentarer och meddelanden på annonser kan hanteras.
Verifiering av konton
Verifiering och så kallade verifieringsmärken fungerar olika på olika plattformar och förändras över tid. På flera plattformar är verifiering i dag kopplad till särskilda funktioner, behörighetskrav eller betalda tjänster.
Konton som tillhör Linnéuniversitetet ska inte själva ansöka om verifiering, köpa verifieringsprenumerationer eller betala för blå bockar eller motsvarande märkning utan dialog med Kommunikationsavdelningen.
Detta gäller även om plattformen erbjuder verifiering direkt i kontot.
För att tydliggöra att ett konto tillhör Linnéuniversitetet ska kontot i stället följa universitetets riktlinjer för namn, profilbild, biografi och länkning.
Incidenter och säkerhetsproblem
Vid misstänkt intrång, kapning av konto, förlorad åtkomst eller annan säkerhetsincident ska IT-avdelningen och Kommunikationsavdelningen kontaktas omedelbart. Vänta inte med att rapportera om du är osäker på vad som har hänt.
Det gäller också vid allvarliga hot, misstänkt olagligt innehåll eller situationer där kontot riskerar att skada förtroendet för Linnéuniversitetet.
Uppföljning
All kommunikation som görs genom konton som tillhör Linnéuniversitetet ska kunna följas upp.
Den verksamhet som ansvarar för kontot ska följa upp kontots mål och resultat. Det kan till exempel handla om räckvidd, engagemang, antal frågor, klick, anmälningar eller andra önskade handlingar, samt vilken typ av innehåll som fungerar bäst för målgruppen.
En årlig avstämning görs med Kommunikationsavdelningen. Då ska ansvarig verksamhet bekräfta att riktlinjer och krav följs samt att kontot är aktivt. Med aktivt konto avses att innehåll publiceras löpande.
Om ett konto inte har haft någon publicering under en period av sex månader kontaktas ansvarig verksamhet för uppföljning. Om kontot fortsatt är inaktivt i tolv månader kan Kommunikationsavdelningen, efter dialog med ansvarig verksamhet, besluta att kontot ska avslutas och arkiveras.
Avsluta eller förändra ett konto
Kontakta Kommunikationsavdelningen innan ni avslutar, pausar, slår ihop, byter namn på eller gör större förändringar i ett konto som tillhör Linnéuniversitetet. När ett konto inte längre ska användas behöver det avslutas på ett ordnat sätt. Den verksamhet som ansvarar för kontot ansvarar för att innehållet arkiveras enligt arkivlagen och universitetets rutiner, i dialog med Kommunikationsavdelningen. Kostnaden för arkivering bekostas av den verksamhet som ansvarar för kontot.
Behöver du stöd?
Kontakta Kommunikationsavdelningen om du har frågor om att starta, driva, förändra eller avsluta ett socialt mediekonto som tillhör Linnéuniversitetet.
Ansökan om att starta ett nytt konto görs via formuläret nedan.
Intresseanmälan
Intresse av att skapa ett konto/sida i sociala medier i Linnéuniversitetets namn ska anmälas till Kommunikationsavdelningen. Anmäl intresse genom att fylla i formuläret.