Fakturahantering
I UBW Agresso hanteras alla leverantörsfakturor som skickas till Linnéuniversitetet. När du har gjort ett inköp ansvarar du för att hantera din faktura i tid. På denna sida finns information om hur du hanterar leverantörsfakturor.
En faktura kommer till dig för granskning när du har gjort en beställning och leverantören har skickat en faktura för ditt köp. Om ditt anv-namn eller namn står på fakturan, går den direkt till dig så snart fakturan inkommer till UBW Agresso. En faktura kan också ha skickats till dig från en annan användare, till exempel om ni är flera personer som står som referens på fakturan eller om fakturan skickats till en annan person men egentligen skulle ha skickats till dig.
När du får en faktura för granskning, kontrollera att fakturan stämmer överens med vad du har beställt och vad som levererats. Kontrollera även alltid att fakturan kommer från din leverantör så att betalningen går till rätt mottagare, med rätt belopp och i rätt valuta.
Frågor och svar
Vad ska jag vara observant på och vad ska finnas med på en faktura?
- Kommer fakturan från rätt leverantör?
- Förväntar du dig att du ska få fakturan från leverantören i fråga och finns det uppgifter om vad fakturan avser?
- Finns leverantörens adress, VAT-nummer/skattenummer eller annat registreringsnummer som visar om det är ett företag eller privatperson?
- Finns det bankuppgifter på fakturan?
Jag har fått en PDF-faktura; hur ska jag hantera den?
Alla svenska leverantörer ska skicka elektroniska fakturor till myndigheter, PDF eller pappersfaktura är inte godkänt. Har din leverantör inte möjlighet att skicka e-faktura kan de registrera sig gratis på OpusCapitas eller Tungsten Automation (tidigare Kofax). Du kan hänvisa din leverantör till Fakturainformation till Linnéuniversitetets leverantörer
Om du vid enstaka tillfälle får en faktura från utländsk leverantör, eller om din utländska leverantör inte kan ställa ut en e-faktura till universitetet, kan du vidarebefordra en inkommen PDF-faktura till sektionen Ekonomi på e-postadressen: faktura@lnu.se.
Jag har fått en pappersfaktura via post; hur ska jag hantera den?
När du får fakturor via posten direkt till dig/ institutionen så ska du meddela leverantören om universitetets fakturaadress och informera om e-faktura. Den aktuella fakturan kan skannas in och skickas till faktura@lnu.se.
Hur konterar jag min faktura?
- Konto- visar vad du har köpt för något, kontrolleras av ekonomiavdelningen
- Org – fyrsiffrig kod som står för den del av organisationen som kostnaden belastar (oftast där du är anställd) t.ex 2300
- Verks – visar vilken verksamhetsgren kostnaden rör, t.ex grundutbildning eller forskning
- Kbarare – står för kostnadsbärare och är alltid åttasiffrig.
Logg arbetsflödet- här kan du förklara i text vad köpet avser och ditt syfte med köpet (ange vad köpet avser)
TIPS!
Du kan söka fram värdena med både text och siffror om det inte stämmer. Vår AI-assistent (Snowfox) för fakturatolkning ger förslag på en kontering där du ser hur många % den är säker på konteringen. Du kan korrigera om något inte stämmer och så kommer Snowfox att lära sig.
Vad är Snowfox?
Snowfox är vår AI som tolkar fakturor och ger förslag på en kontering utifrån hur fakturan har hanterats tidigare. Du ser ett nytt fält i din vy med vilket värde och hur många % den är säker på konteringen. Du kan korrigera om något inte stämmer och så kommer Snowfox att lära sig.
Hur gör jag när jag fått en faktura som inte är min?
- Om du fått en faktura som inte är din och du inte vet vem ska ha fakturan, välj ”Åter distributör” och sedan skriv en kommentar ”Inte min faktura”
- Om du fått en faktura som inte är din och du vet vem ska ha fakturan, välj ”Åter distributör” och sedan skriv i kommentaren vem det är som ska granska
Jag behöver betala en konferensavgift, hur gör jag då?
Följande information behöver du skicka till Niklas Johansson på niklas.johansson@lnu.se:
- För och efternamn
- Summa på avgfiten
- Fakturareferens (ditt anv-namn)
- Ev. övrig information du vill ha med
Eftersom det är ett engångskort (ett kreditkort) så kommer du få godkänna fakturan för din kortbetalningen i Agresso. Mer information på följande sida: Information om Airplus (tidigare Eurocard) | lnu.se.
Hur anger jag att det är en anläggningstillgång?
En anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. Förutom avsikten vid anskaffningstillfället finns det ytterligare två kriterier för om en tillgång ska klassificeras som anläggningstillgång, en tidsgräns och värdegräns.
Hur hanterar jag min faktura som innehåller representation?
Representation är ett samlat begrepp för aktiviteter som görs för att främja universitetets verksamhet och där mat, dryck, gåvor och dylikt ingår. All representation ska användas med omdöme och ska ha ett omedelbart samband med universitetets verksamhet. När du får fakturan att granska ser du högst upp vad som behövs, tex. syfte, deltagarlista samt program.
Hur gör jag när jag gjort ett ”eget köp”?
Kommer snart information här.
Vad ska jag göra när jag attesterar en faktura?
Fakturor skickas till dig som godkännare eller slutattestant automatiskt enligt uppsatta attestregler.
Kontrollera alltid: att betalningen går till rätt leverantör, rätt belopp och rätt valuta
När du attesterar en faktura intygar du att utgiften är:
- Ändamålsenlig för verksamheten
- Finansierad
- Levererad
= Okej att attestera
Jag vill kunna attestera fakturor via en app i telefon/surfplatta
Det finns möjlighet att attestera fakturor via en app på din telefon/surfplatta, du borde fått ett mejl när du blev upplagd som användare i vårt ekonomisystem. Om inte kontakta faktura@lnu.se så hjälper vi dig.
Min faktura kommer tillbaka till mig trots att jag redan har godkänt den. Vad beror det på och vad ska jag göra?
Då saknas det med största sannolikhet konteringsinformation i något av konteringsfälten i Agresso. Kontrollera fälten och se om det står "BYT" i något av dem.
Om det står "BYT" i fältet för kostnadsbärare (kbarare) kan du söka fram rätt kostnadsbärare genom att ange namnet eller delar av den åttasiffriga kostnadsbärar- eller projektkoden. När du hittar rätt värde, dubbelklickar du på det så att det förs över till fakturaraden.
Om du inte känner till vilken kostnadsbärare som ska användas kan du gå tillbaka till startsidan i Agresso och titta på "Dina senaste konterade kostnadsbärare". Ange därefter den korrekta åttasiffriga koden eller välj rätt kostnadsbärare i fakturaraden.
Om du fortfarande är osäker på vilken kontering som ska användas, kontakta ansvarig ekonom. Du kan antingen använda knappen "Åter till distributör" och skriva en kommentar, eller skicka ett e-postmeddelande.
När blir min faktura betald?
När en faktura är attesterad får den statusen "Klar" och skickas till bokföringen, och sedan vidare till banken för betalning på förfallodagen. Om fakturan redan är förfallen när den hanteras, kommer den att betalas vid nästa betalningstillfälle.
Betalningar genomförs måndagar, onsdagar och fredagar under en vanlig vecka. För att säkerställa att en faktura betalas i tid, vänta inte till sista dagen med att hantera den. Minst två personer måste kontrollera fakturan innan den får statusen "Klar".
När fakturan är betald kan kvittens ges och fakturan får status C.
Hur gör jag med en faktura som innehåller fel?
Om fakturan innehåller fel eller om du behöver returnera något, kontakta leverantören och begär en kreditfaktura. Skicka tillbaka fakturan "Åter distributör" och lägg till en kommentar om vad felet är och om en ev. kreditfaktura är på väg. Då väntar ekonomipersonalen med att hantera fakturan tills mer information kommer.
Min leverantör kan inte ställa ut en faktura, hur gör jag?
Om din leverantör inte har system för att skicka fakturor kan de registrera sig gratis på OpusCapitas eller Tungsten Automation (tidigare Kofax). Du kan hänvisa din leverantör till Fakturainformation till Linnéuniversitetets leverantörer.
Om det är en utbetalning som avser en banköverföring till tex. samarbetspartners, etikprövningsnämnd eller liknande kan mejl alternativt en blankett användas. Kontakta faktura@lnu.se för mer information eller hjälp vilken blankett som ska användas
Jag har fått en proformafaktura. Hur hanterar jag den?
En proformafaktura är en preliminär faktura som utfärdas innan varor eller tjänster levereras. Den används ofta för att ge en uppskattning av kostnaderna och för att underlätta tullklarering vid internationella försändelser. En proformafaktura innehåller vanligtvis detaljer som beskrivning av varorna, kvantitet, pris, och andra relevanta uppgifter.
Om proformafakturan är fullständig med bankuppgifter till leverantören kan den användas som en förskottsfaktura. Har vi betalat en proforma fakturan ska vi inte betala om det kommer en "orginalfaktura" också.
Jag har fått en faktura som är återkommande. Det finns referens på fakturan och det är samma finansiering. Går det att hantera denna automatiskt?
Många fakturor är så kallade periodiska fakturor, vilket betyder att fakturan är återkommande och har en unik referens på fakturan, tex. leasing och hyra. I vårt ekonomisystem kan vi lägga upp fakturor som är återkommande för autoattest. Om sedan fakturan stämmer enligt de kriterier som ekonomipersonal registrerat i vårt system så går den till betalning direkt utan attest varje gång. Om något inte stämmer går fakturan ut i flödet för godkännande och attest. Kontakta faktura@lnu.se för mer information eller hjälp för uppläggning av autoattest.
Jag har fått en faktura som jag behöver ange mer information om. Vad ska jag göra?
När ekonomi behöver kompletterande information om en faktura skickas den till dig i UBW Agresso med status "Kontroll (Informera)".
Öppna fakturan och läs meddelandet i rutan "Logg arbetsflöde" till vänster i fakturabilden. Där står vilken information eller kommentar som behöver besvaras.
Ange den efterfrågade informationen och klicka på "Bekräfta". Fakturan skickas då tillbaka till ekonomi för fortsatt handläggning.
Om du är osäker på vad som efterfrågas, kontakta den person som skickat frågan eller ekonomiavdelningen för vägledning.