Arbetsmiljöhandbok - Systematiskt arbetsmiljöarbete

1. Undersök arbetsmiljön

Att undersöka arbetsmiljön regleras i 11 § AFS 2023:1 och av till exempel AFS 2023:2. Arbetet med arbetsmiljö ska ske kontinuerligt genom att använda olika typer av undersökningsmetoder, göra riskbedömningar, arbeta med handlingsplaner och uppföljning. Genom att undersöka arbetsmiljön kan risker för tillbud, arbetsskador och ohälsa identifieras och förebyggas. Arbetet genomförs i samverkan för att öka kunskapen om arbetsmiljön och det är allas ansvar att aktivt delta i arbetsmiljöarbetet.

Nedan beskrivs olika metoder för att undersöka arbetsmiljön.

I det dagliga arbetet

Genom att vara uppmärksam i vardagen kan många risker identifieras och åtgärdas i ett tidigt skede. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ske löpande och integrerat i det dagliga arbetet.

Medarbetarsamtal

En gång per år ska ansvarig chef genomföra ett medarbetarsamtal med sina medarbetare. I samtalet diskuteras arbetssituation, arbetsmiljö och verksamhetsutveckling i relation till arbetstagarens utveckling. Samtalet är ett av underlagen för förbättringar i arbetsmiljön. Som stöd finns en samtalsmall innehållande exempel på frågor som kan tas upp under samtalet.

Avdelningsmöten

Under året ansvarar chef för att avdelningsmöten på institutions-, kansli- och avdelningsnivå genomförs. Information om verksamhet, ekonomi, personal och arbetsmiljö bör vara stående punkter på dagordningen. Mötena kan också vara tillfällen för att undersöka och utveckla arbetsmiljön. Alla medarbetare har ett ansvar att vara delaktiga i frågor och aktiviteter som handlar om det systematiska arbetsmiljöarbetet.

Skyddsrond

Chefer som har arbetsmiljöansvar ska minst en gång om året genomföra framtagen skyddsrond som undersöker den fysiska och digitala arbetsmiljön i verksamheten. Ronden görs tillsammans med skyddsombud, och vid tillämpliga ärenden, även med studerandeskyddsombud.

För att ronden ska få bäst verkan är det viktigt att ansvarig chef delger samtliga berörda information om innehåll och upplägg för genomförande av ronden innan den genomförs. Ronden kan genomföras genom olika metoder.

Ronden finns i digital form i LINNEA och du som chef arbetar tillsammans med skyddsombud direkt i LINNEAs digitala miljö. Frågorna i arbetsmiljöronden återfinns i Bilaga 4 – Skyddsrond fysisk och digital arbetsmiljö

Arbetsmiljöenkät

Vid Linnéuniversitetet genomförs en större arbetsmiljöenkät vartannat år (ojämnt år) på alla nivåer. Arbetsmiljöenkätens frågeområden gäller primärt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Enkäten är ett redskap för att få kunskap om hur arbetstagare upplever arbetssituation, arbetsförhållanden och organisation och för att se att pågående arbetsmiljöarbete lever upp till intentionerna i arbetsmiljöpolicyn. Med resultatet som utgångspunkt genomförs sedan förbättringar på institutioner, avdelningar, fakulteter samt på central nivå i den mån brister upptäcks.

Enkätresultatet för en enhet ska redovisas för berörd arbetsgrupp, närmast högre chef och skyddsombud. Under ledning av ansvarig chef diskuterar arbetstagarna på enheten resultatet och åtgärder föreslås för att komma till rätta med de eventuella problemen. De identifierade riskerna riskbedöms och dokumenteras i LINNEA tillsammans med föreslagna åtgärder.

Under mellanåret (det vill säga det år där en ordinarie arbetsmiljöenkät inte genomförs) finns möjlighet för ansvarig chef i samråd med skyddsombud att beställa en arbetsmiljöenkät och välja ut de frågeområden som särskilt behöver undersökas.

Läs på Medarbetare för mer information om arbetsmiljöenkätens uppbyggnad.

Risk-och konsekvensanalys inför verksamhetsförändringar

Förändringar som ska analyseras ur arbetsmiljösynpunkt kan till exempel vara nya forskningsprojekt, nedläggning av program, nya arbetsformer och metoder i verksamheten. Innan beslut fattas om verksamhetsförändringar ska ansvarig chef och skyddsombud i samverkan med berörda medarbetare göra en beskrivning och analys av förändringens konsekvenser för arbetsmiljön och vilka åtgärder som behöver vidtas. Även studerandeskyddsombuden ska erbjudas möjlighet att delta.

Efter att chefen samverkat med berörda skyddsombud och medarbetare görs en skriftlig riskbedömning. Risk- och konsekvensanalysen dokumenteras i LINNEA.

Statistik

Statistik som tex sjukfrånvaro, rehabilitering, arbetsskador och tillbud kan ge indikationer på ett behov av arbetsmiljöförbättrande åtgärder såväl som att sjunkande siffror i statistiken kan ge indikationer på att arbetsmiljön förbättrats. Statistik ska användas för att vidta förebyggande åtgärder så det inte händer igen. 

2. Riskbedömning 

Enligt 11§ AFS 2023:1 ska arbetsgivaren undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa eller olycksfall i arbetet.

Riskbedömning är processen för att bestämma hur allvarlig en risk är och därmed hur den bör hanteras. Allvarlighetsgraden bestäms genom en sammanvägning av hur stor sannolikheten är för att risken ska inträffa och hur allvarlig konsekvensen av den blir.

Riskbedömning sker efter genomförd undersökning av arbetsmiljön till exempel genom enkäter, medarbetarsamtal samt risk- och konsekvensanalys i samband med förändringar. Bedömningar ska även göras av risker som uppmärksammas i det dagliga arbetet.

Respektive chef är ansvarig för att riskbedömningarna genomförs tillsammans med skyddsombud och eventuellt andra medarbetare. Vid behov kan extern sakkunnig anlitas, i första hand företagshälsovården.

Nedan visas den matris som används för stöd till riskbedömning samt en beskrivning för hur värdena kan förstås. Stöd för att bedöma och dokumentera riskerna finns i LINNEA.

Sannolikhetsskala (1-5)

Konsekvensskala (1-5)

3. Åtgärda riskerna och kontrollera

För de risker som finns i verksamheten, både allvarliga och lindriga, ska åtgärder vidtas för att undanröja, kontrollera eller minska risken. Åtgärder kan exempelvis vara organisatoriska, tekniska eller mänskliga och ofta kan flera olika åtgärder behöva vidtas. De risker som har bedömts vara allvarliga ska ha högst prioritet när man beslutar om åtgärder. För att förebygga ohälsa på längre sikt är det dock viktigt att vidta nödvändiga åtgärder även för risker som har bedömts vara mindre allvarliga.

I 13§ AFS 2023:1 står det att arbetsgivaren omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt ska genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det är arbetsgivarens ansvar att vidta de åtgärder som behövs för att nå upp till en tillfredsställande arbetsmiljö.

Med omedelbart menas här inom ett par dagar. Efter genomförd riskbedömning ska de risker som inte åtgärdas omedelbart föras in i handlingsplanen för arbetsmiljö som dokumenterar vad som ska göras, när det ska göras och vem som ansvarar för att det genomförs. Genom att riskbedömningen dokumenteras i LINNEA förs planerade åtgärder automatiskt in i handlingsplanen för arbetsmiljön. Genomförda åtgärder ska följas upp och kontrolleras för att se att önskat resultat har uppnåtts eller om nya risker tillkommit. Riskbedömning och kontroll av åtgärderna görs i samverkan med skyddsombud.

För att kunna följa vilka risker och åtgärder som förekommit är dokumentationen av dem avgörande.

4. Handlingsplan 

Handlingsplaner för arbetsmiljön ska finnas på institutionsnivå eller motsvarande enhet, fakultetsnivå och på central nivå. Chefer på alla nivåer med arbetsmiljöansvar ansvarar för att en handlingsplan för arbetsmiljön tas fram och följs upp i samverkan med arbetstagare och skyddsombud. Varje år följs handlingsplanerna upp på alla nivåer.

Samtliga risker som identifierats i undersökningarna och dokumenterats i systemverktyget LINNEA förs in i institutionens/avdelningens handlingsplan. Planen revideras kontinuerligt. På institutions- och avdelningsmöten och/eller i arbetsmiljögruppen lyfts handlingsplanen och på sätt följs det kontinuerligt upp att åtgärder vidtas och risker minimeras.

Handlingsplanen ska beskriva vad som ska göras, vem som ska göra det och när det ska vara klart. Respektive chef ansvarar för att besluta om åtgärder, ta fram handlingsplan samt kontrollera att de åtgärder som har vidtagits får effekt.

De risker som finns kvar vid årets slut förs över till kommande års handlingsplan.

5. Utred ohälsa, olyckor och skador 

Enligt 12§ AFS 2023:1 ska arbetsgivaren utreda orsakerna till om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen. Enligt 3 kap. 3a § Arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren anmäla arbetsskador och allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket. Tillbud utreds och dokumenteras enbart internt.

• Tillbud: Oönskad händelse (organisatorisk, social eller fysisk) som kunde ha lett till ohälsa eller olycksfall med lägre risknivå.
  
  
• Allvarligt tillbud: Arbetsgivaren är skyldig att anmäla allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket enligt arbetsmiljölagen. Ett allvarligt tillbud är tex om en medarbetare faller från en höjd men klarar sig utan skada, där risknivån är högre och inneburit fara för liv och hälsa.
  
  
• Arbetsskada: Skada som uppstår genom arbetsolycka eller arbetsrelaterad sjukdom.

5.1 Rutin för att hantera tillbud 

Chefens ansvar: 

• Ta emot tillbudsrapport från medarbetare.
• Informera skyddsombud.
• Utreda tillbudet: identifiera både omedelbara och långsiktiga åtgärder.
• Vidta och följa upp åtgärder.
• Diarieföra rapporten (Bilaga 6 - blankett för anmälan och utredning av tillbud) 
• Vid allvarligt tillbud: anmäl omedelbart till Arbetsmiljöverket i samråd med HR och skyddsombud. Arbetsmiljöverkets blankett för ”Anmälan om allvarligt tillbud”.
  
  

Vid tillbud som berör flera chefer:

• Den chef som först kontaktas ansvarar för att informera övriga berörda chefer.

Vid tillbud som gäller student:

• Studerandeskyddsombud ska informeras.
• Vid allvarligt tillbud ansvarar prefekt/chef för anmälan till Arbetsmiljöverket med stöd av kursansvarig. Arbetsgivaren är skyldig att anmäla allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket enligt arbetsmiljölagen. Arbetsmiljöverkets blankett för ”Anmälan om allvarligt tillbud”.

5.2 Rutin för att anmäla arbetsskada 

Chefens ansvar:

• Anmäla arbetsskadan via Arbetsmiljöverkets och Försäkringskassans e-tjänst. Anmäl allvarliga olyckor, allvarliga tillbud eller arbetsskador - Arbetsmiljöverket
• Diarieföra anmälan (spara kvittens).
• Utreda orsaken till skadan tillsammans med skyddsombud.
• Dokumentera utredningen (Bilaga 6 - blankett för utredning av arbetsskada).
• Vidta och följa upp åtgärder.
• Återkoppla till den drabbade.

Vid arbetsskada som gäller student: 

• Chef ansvarar för anmälan till Kammarkollegiet, Försäkringskassan och ev. Arbetsmiljöverket.
• Kursansvarig lärare stödjer processen och informerar arbetsmiljöansvarig chef.

Mer information om försäkringar finns tillgängligt på Medarbetare.

5.3 Arbetsanpassning 

När en arbetstagare drabbas av ohälsa, råkar ut för en olycka eller är inblandad i ett tillbud ska arbetsgivaren enligt AFS 2023:1 utreda orsakerna till händelsen. Syftet med den utredningen är att förebygga att liknande situationer uppstår igen. Utredning handlar om arbetsmiljörisker och orsaker – inte om individens behov av arbetsanpassning.

I samband med en sådan arbetsmiljöutredning kan det dock framkomma att en enskild arbetstagare fått en nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete. Om det finns tecken på att en arbetstagare behöver stöd för att kunna fortsätta arbeta eller återgå i arbete aktualiseras arbetsgivarens skyldigheter enligt AFS 2023:2 om arbetsanpassning. Där definieras arbetsanpassning som en individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska eller sociala arbetsmiljön, med syftet att möjliggöra fortsatt arbete eller återgång i arbete för en arbetstagare med nedsatt arbetsförmåga. Arbetsanpassning kan därmed vara en direkt konsekvens av den utredning som görs efter ohälsa, tillbud eller skada.

Chefens ansvar:

• Utreda behov av arbetsanpassning vid signaler från medarbetare.
• Samverka med skyddsombud.
• Bedöma och utforma anpassningen (fysisk arbetsmiljö, arbetstider, arbetsuppgifter).
• Dokumentera i stödsystemet Adato.
• Vid behov anlita företagshälsovård.

Se mer information under Sjuk och rehabilitering | lnu.se. Utredningen dokumenteras i stödsystemet Adato.

6. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 

Enligt 14§ AFS 2023:1 ska arbetsgivaren varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet, och det som inte har fungerat bra ska förbättras. Den årliga uppföljningen är en undersökning av arbetsmiljöarbetets delar och helhet och kan liknas vid en internrevision.

Den årliga uppföljningen innebär att alla chefer med arbetsmiljöansvar tillsammans med skyddsombud och eventuellt studerandeskyddsombud ska granska och säkerställa att det systematiska arbetsmiljöarbetet genomförs på ett välfungerande sätt på de olika nivåerna i organisationen. Uppföljningen dokumenteras i LINNEA med stöd av ”årlig uppföljning SAM - checklista”.

Delar av verksamheten har ansvar också för laborativ verksamhet vilket dokumenteras i LINNEA med stöd av ” årlig uppföljning kemisk checklista”. Här är det viktigt att säkerställa att rutinen för att genomföra skyddsrond i laborativ miljö efterföljs och att protokoll finns att bifoga.